HR-Schnittstelle von Epassi Sports

Aktuell bietet Epassi HR-Integrationen für die Systeme:

• Personio
• SAP SuccessFactors
• Sage
• HR-Works
• Workday
• Oracle HCM

Für Kunden mit mehr als 500 Mitarbeitenden bieten wir optional eine SFTP-Schnittstelle zur HR-Datenübertragung mit CSV-/Excel-Files an.

Nein, für die Nutzung der Integration fallen keine zusätzlichen Kosten an.

• Automatische Berechtigungsprüfung: Anmeldungen für Firmenfitness sind nur für berechtigte Mitarbeitende (via E-Mail oder Personalnummer) möglich. Damit entfallen versehentliche Doppelanmeldungen oder lästige Mehrfachprüfungen.
• „Willkommen heißen“ – schon vor dem ersten Arbeitstag: Sobald neue Mitarbeitende in deinem HR-System angelegt sind, kann der Anmeldeprozess bereits bis zu sechs Monate vor dem eigentlichen Eintritt ins Unternehmen erfolgen – inklusive flexibler Anpassung bei Start-Verzögerungen.
• Automatische Abmeldung: Unternehmensaustritte werden direkt zum HR-Austrittsdatum übernommen, wodurch ein manueller Offboarding-Aufwand entfällt (für manuelle Einzelfälle bleibt zusätzlich das Kundenportal).
• Aktuelle Userdaten: Änderungen in den HR-Daten (z. B. Name oder Business-E-Mail) werden kontinuierlich übernommen, wodurch eine doppelte Datenpflege im Kundenportal entfällt.
• Schnelle Anbindung: Das Aufsetzen der HR-Schnittstelle erfolgt unkompliziert über einen Setup-Link mit einfachen Step-by-Step-Anleitungen individuell je nach HR-System.
• Aktivierungsunterstützung: Mit der Integration einer HR-Schnittstelle kann Epassi dich noch besser bei der Gesundheitsförderung und Aktivierung deiner Mitarbeitenden unterstützen.

Ja, Bestandskunden können ebenfalls die Vorteile der HR-Integration nutzen, sofern das HR-System unter den weiter oben genannten Systemen gelistet ist. Wende dich gerne an deinen Ansprechpartner aus dem Customer Success Team.

Bitte nutze das Kontaktformular im Kundenportal, um die HR-Integration mit Epassi zu vereinbaren. Im Anschluss erhältst du eine Übersicht über die relevanten HR-Datenfelder sowie eine ergänzende Datenschutzvereinbarung zur HR-Systemintegration. Die meisten unserer Kundinnen und Kunden haben die Integration innerhalb weniger Minuten alleine oder gemeinsam mit einem unserer HR-Administratoren aufgesetzt. Du bekommst von uns eine Step-by-Step-Anleitung an die Hand, die dich schnell und einfach durch das Aufsetzen der Integration mit Epassi führt. Unser Support-Team wird dir selbstverständlich jederzeit Unterstützung leisten, egal ob bei Fragen jeglicher Art oder mit Hilfestellungen während deines Setups.

Der Schutz personenbezogener Daten hat für Epassi jederzeit oberste Priorität. Die Datenübermittlung ist darum nur auf die für die HR-Integration notwendigen HR-Daten limitiert. Eine Übersicht über die verwendeten Datenpunkte und den jeweiligen Zweck erhältst du zusammen mit den für die Integration notwendigen Dokumenten.

Die für den aktuellen Benefit-Service nicht relevanten HR-Daten sind durch technische Filter (sogenannte „Scopes“) von der Speicherung in der Datenbank explizit ausgeschlossen, wie zum Beispiel Wochenarbeitsstunden, Gehalt oder Nationalität. Viele HR-Systeme haben außerdem eine Doppelsicherung integriert und verlangen von dir bei Zugriffserteilung eine explizite Auswahl der für die Epassi-Integration freigegebenen HR-Felder.

Für eine datenschutzkonforme Umsetzung ist für Bestandkunden eine Zusatzvereinbarung nach DSGVO notwendig. Für Neukunden, die eine HR-Integration wünschen, ist diese bereits Teil des Vertragsprozesses. Bei Fragen zu den Details kannst du dich jederzeit direkt an unseren Customer Service wenden. 

Die Berechtigungsprüfung der angefragten Firmenfitness-Mitgliedschaft während des Anmeldeprozesses erfolgt durch den Abgleich der geschäftlichen E-Mail-Adresse mit dem HR-System. Falls nicht bei allen Mitarbeitenden eine solche Adresse vorliegt, kann dort alternativ die Eingabe der Personalnummer genutzt werden – das Aktivierungsschreiben wird dann an die im HR-System zur Personalnummer hinterlegte private E-Mail-Adresse gesendet.

Aus Sicherheitsgründen werden Berechtigungsschreiben ausschließlich an E-Mail-Adressen und deren Daten aus dem HR-System versendet. So verhindert Epassi zum einen unbefugte Registrierungen und Zusatzkosten und vermeidet zum anderen langfristig doppelte Datenpflege im Benefit-Portal.

Hinweis: Für die schlussendliche Nutzung der Epassi-App kann von deinen Mitarbeitenden im Aktivierungsprozess problemlos eine frei wählbare E-Mail-Adresse hinterlegt werden.