Vertragsbedingungen Kooperationspartner für die Kooperation und die Nutzung des Merchantportals

– für Epassi-Sports-Partner –

Stand 1. August 2026

1. Gegenstand, Zustandekommen, Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Vertragsbedingungen (nachstehend „AVB-P Epassi Sports") enthalten ergänzende Bestimmungen für den rechtlichen Rahmen des Vertragsverhältnisses, das mit Abschluss einer Epassi-Kooperationsvereinbarung zwischen der Epassi Deutschland GmbH, Hanseatenhof 8, 28195 Bremen (nachfolgend „Epassi") und dem jeweiligen Epassi-Sports-Partner zustande kommt (nachstehend die „Kooperationsvereinbarung"). 

1.2 Die AVB-P Epassi Sports werden mit Abschluss einer Kooperationsvereinbarung Bestandteil des Vertragsverhältnisses. Die Kooperationsvereinbarung geht den AVB-P Epassi Sports bei Widersprüchen vor, und gilt ergänzend, sofern eine entsprechende Regelung in denAVB-P Epassi Sports fehlt. 

1.3 Die in der Kooperationsvereinbarung enthaltenen Definitionen gelten für die AVB-P Epassi Sports entsprechend. 

2. Allgemeine Pflichten des Epassi-Sports-Partners

2.1 Der Epassi-Sports-Partner wird die Epassi-Sports-Anlage inkl. aller Trainingsgeräte oder sonstigen Einrichtungen stets in einem ordnungsgemäßen und sicheren Zustand halten.

2.2 Der Epassi-Sports-Partner wird für die Trainingsgestaltung und Betreuung der Epassi-Sports-Mitglieder in der Epassi-Sports-Anlage ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung stellen.

2.3 Der Epassi-Sports-Partner wird Epassi stets über jegliche Beschwerden von Epassi-Sports-Mitgliedern oder sonstige, für die Kooperation relevante Vorkommnisse unverzüglich informieren und Epassi bei der Klärung der Beschwerden unterstützen.

2.4 Der Epassi-Sports-Partner wird die von Epassi zur Verfügung gestellten QR-Codes gut sichtbar für die Epassi-Sports-Mitglieder im Eingangsbereich positionieren, um eine Zutrittslegitimation per Epassi-App (“Check-In”) zu ermöglichen. Der Check-In über den QR-Code ist die Abrechnungsgrundlage für den Epassi-Sports-Partner Werden Materialien anderer Firmenfitness-Anbieter ausgestellt, ist sicherzustellen, dass die Platzierung der Materialien von Epassi/Hansefit hinsichtlich Größe und Position mindestens gleichwertig erfolgt.

2.5 Der Epassi-Sports-Partner ist verpflichtet, allen Epassi-Sports-Mitgliedern, die sich als solche ausweisen können, Zugang zu gewähren.

2.6 Eine Nutzung der Epassi-Sports-Anlage durch Mitarbeitende des Epassi-Sports-Partners, durch den Epassi-Sports-Partner selbst sowie durch Personen, die dem Epassi-Sports-Partner oder seinen Gesellschaftern im Sinne von § 138 InsO nahestehen, wird nicht von Epassi vergütet.

2.7 Der Epassi-Sports-Partner ist verpflichtet, Epassi unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von vier (4) Wochen, über wesentliche Änderungen seines Leistungsangebots zu informieren und sein öffentliches Profil im Merchant-Portal entsprechend zu aktualisieren. Das von Epassi bereitgestellte Online-Portal für Partner dient der Verwaltung der Kooperation mit Epassi, nachfolgend „Merchantportal”. Eine wesentliche Änderung in diesem Sinne liegt insbesondere vor, wenn einzelne zur Nutzung bestimmte Bereiche der Einrichtung für einen Zeitraum von mehr als zwei (2) Monaten nicht nutzbar sind.

Wenn eine wesentliche Verschlechterung des Leistungsniveaus vorliegt, ist Epassi zur Kündigung mit einer Frist von vier (4) Wochen berechtigt.

3. Auszahlung der Vergütung

3.1 Epassi wird dem Epassi-Sports-Partner monatlich eine Gutschrift über die Vergütung erteilen und die jeweilige Vergütung bis zum 15. des auf den Abrechnungsmonat folgenden Monats per Überweisung an das vom Epassi-Sports-Partner benannte Bankkonto auszahlen. Der Epassi-Sports-Partner wird die mit einer Gutschrift verbundene Abrechnung sorgfältig prüfen und etwaige Einwendungen gegen die Abrechnung innerhalb von 4 Wochen nach Eingang geltend machen. Macht der Epassi-Sports-Partner binnen dieser Frist keine Einwendungen geltend, gilt die Abrechnung als genehmigt.

4. Nichtberücksichtigung von Check-Ins / Beschränkung der Check-In-Höhe

4.1 Check-Ins bzw. die Nutzung der Epassi-Sports-Anlage werden bei der Ermittlung des Vergütungsanspruchs des Epassi-Sports-Partners nicht berücksichtigt, wenn:

4.1.1 keine zulässige Art des Check-Ins vorgenommen wird, es sei denn ein ordentlicher Check-In ist aufgrund technischer Schwierigkeiten, die Epassi zu vertreten hat, nicht möglich gewesen, was der Epassi-Sports-Partner im Zweifel zu belegen hat;

4.1.2 das Epassi-Mitglied innerhalb eines Zeitraums von zwölf (12) Stunden mehr als einmal bei demselben Epassi-Sports-Partner eincheckt (insoweit wird nur der erste Check-In innerhalb dieses Zeitraums berücksichtigt und vergütet); oder

4.1.3 die tatsächliche Aufenthaltsdauer des Epassi-Mitglieds in der Epassi-Sports-Anlage weniger als 15 Minuten betragen hat. Epassi ist berechtigt, entsprechende Check-Ins von der Abrechnung auszuschließen. Dem Epassi-Sports-Partner bleibt es vorbehalten, innerhalb von 14 Tagen nach einer entsprechenden Mitteilung Belege vorzulegen, dass die tatsächliche Aufenthaltsdauer länger als 15 Minuten war.

4.2 Epassi bleibt vorbehalten, Check-Ins, bei denen Epassi nach billigem Ermessen davon ausgeht, dass sie nicht auf die tatsächliche Inanspruchnahme der Leistungen zurückzuführen sind, nicht für die Ermittlung des Vergütungsanspruchs zu berücksichtigen; insbesondere, wenn Auffälligkeiten hinsichtlich der Check-In-Zeiten oder eine überdurchschnittliche Häufigkeit von Check-Ins festzustellen sind. Dem Epassi-Sports-Partner bleibt vorbehalten, innerhalb von 14 Tagen nach einer entsprechenden Mitteilung Belege für die tatsächliche Inanspruchnahme der Leistungen vorzulegen.

4.3 Werden Epassi die einen Vergütungsanspruch ausschließenden Tatsachen gemäß Ziffer 4.1 erst nach erfolgter Vergütung bekannt, ist der Epassi-Sports-Partner verpflichtet, unrechtmäßig erhaltene Vergütungen innerhalb von 14 Tagen nach Aufforderung an Epassi zurückzuzahlen.

4.4 Check-Ins im Online-Angebot des Epassi-Sports-Partners werden vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen mit 50 % des Check-In-Wertes vergütet. Als Online-Angebote gelten ausschließlich Live-Kurse; On-Demand-Inhalte (voraufgezeichnete Kurse) sind nicht vergütungsfähig.

5. Berechnung von Leistungen bei Überschreitung / Nichtprüfbarkeit

5.1 Der Epassi-Sports-Partner rechnet Zusatzleistungen (z. B. Shop-Verkauf, Getränke, Solarien), die nicht Gegenstand der Kooperationsvereinbarung sind, ausschließlich direkt mit den Epassi-Sports-Mitgliedern ab. Zuzahlungspflichten sowie besondere Abrechnungs- oder Zahlungsprozesse müssen vom Epassi-Sports-Partner vor Kooperationsbeginn im Merchantportal transparent hinterlegt werden. Andernfalls ist eine Zusatzzahlung unzulässig.

5.2 Der Epassi-Sports-Partner ist daneben nur berechtigt, Epassi-Sports-Mitgliedern die Nutzung seiner Leistungen direkt anzubieten und in Rechnung zu stellen, soweit der Epassi-Sports-Partner aufgrund technischer Begebenheiten oder der Nichtmitführung der Epassi-App die Nichtberechtigung nicht erkennen konnte und das Epassi-Mitglied ausdrücklich auf die möglichen Folgen hingewiesen hat.

6. Bestehende Mitgliedschaften / Ruhendstellung

6.1 Bestehende Mitgliedschaften der Epassi-Sports-Mitglieder in der Epassi-Sports-Anlage können gebührenfrei für die Zeit der Epassi-Mitgliedschaft ruhend gestellt werden und dann wiederaufleben, wenn die Epassi-Mitgliedschaft endet. Der Epassi-Sports-Partner verpflichtet sich, entsprechende Anfragen grundsätzlich zu erfüllen, soweit nicht zwingende Gründe hiergegen sprechen, die der Epassi-Sports-Partner Epassi gegenüber zu belegen hat.

6.2 Der Epassi-Sports-Partner kann die Ruhendstellung davon abhängig machen, dass die Laufzeit der bestehenden Mitgliedschaft nach dem Ende der Epassi-Mitgliedschaft fortgesetzt und eine Kündigung während der Epassi-Mitgliedschaft nicht erklärt wird sowie eine bereits laufende Kündigungsfrist erst nach Beendigung der Epassi-Mitgliedschaft weiterläuft.

7. Marketing, Kennzeichnungspflichten und Markenrechte

7.1 Der Epassi-Sports-Partner ist verpflichtet, seine  Epassi-Sports-Anlage aktiv als Partner von Epassi zu bewerben und kenntlich zu machen. Dies umfasst insbesondere: gut sichtbare Aufstellung der QR-Code-Aufsteller oder Kleber am Eingangsbereich; Hinweis auf die Zusammenarbeit mit Epassi auf der Website des Epassi-Sports-Partners und in dessen sonstigen Marketingkanälen; Aufnahme der Epassi -Logos in eigene Werbematerialien.

7.2 Der Epassi-Sports-Partner ist berechtigt, die Marken von Epassi in eigenen Werbemaßnahmen, Marketingmaterialien und Kommunikationskanälen (z. B. Website, Social Media, Printmedien) nach eigenem Ermessen zu verwenden, soweit dies im Einklang mit den jeweils aktuellen Markenrichtlinien von Epassi erfolgt, die dem Epassi-Sports-Partner vorliegen und auf Verlangen jederzeit vorgezeigt werden können. Jede Verwendung, die von diesen Richtlinien abweicht, bedarf der vorherigen schriftlichen Freigabe durch Epassi. Epassi ist berechtigt, die Freigabe zu verweigern oder von der Einhaltung bestimmter Auflagen abhängig zu machen.

7.3 Epassi behält sich vor, das Marketing – insbesondere Logos, Slogans, Farbwelten und Markenkennzeichen – jederzeit und nach eigenem Ermessen zu ändern. Der Epassi-Sports-Partner ist verpflichtet, auf Aufforderung von Epassi jegliches Marketingmaterial mit veralteten Markenelementen unverzüglich anzupassen oder zu entfernen.

7.4 Sofern der Epassi-Sports-Partner eigene Inhalte (z. B. Kurspläne, Fotos, Videos, Beschreibungen) z.B. über das Merchantportal veröffentlicht, ist er verpflichtet, diese eindeutig mit einem Urheberrechtshinweis zu versehen („© [Name des Epassi-Sports-Partners], [Jahr]”). Mit der Veröffentlichung bestätigt der Epassi-Sports-Partner, Inhaber der erforderlichen Rechte zu sein und Epassi ein einfaches Nutzungsrecht zur Anzeige gegenüber Epassi-Sports-Mitgliedern einzuräumen. Für den Inhalt der veröffentlichten Inhalte ist ausschließlich der Epassi-Sports-Partner verantwortlich.

8. Haftung

8.1 Der Epassi-Sports-Partner haftet nach den gesetzlichen Vorschriften. Insbesondere stellt der Epassi-Sports-Partner auf erstes Anfordern Epassi von allen Ansprüchen frei, die Dritte, auch Epassi-Sports-Mitglieder, gegenüber Epassi aufgrund einer schuldhaften Verletzung von Pflichten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Einrichtung geltend machen, insbesondere Verkehrssicherungspflichten oder datenschutzrechtliche Pflichten.

8.2 Die Haftung von Epassi für Schäden des Epassi-Sports-Partners ist – außer bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) – ausgeschlossen. Die Haftung für mittelbare Schäden und Folgeschäden, insbesondere entgangenen Gewinn, ist stets ausgeschlossen, soweit kein Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Die Haftung für die Verletzung von Kardinalpflichten ist bei leichter Fahrlässigkeit der Höhe nach auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal auf den Wert der in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis an den Epassi-Sports-Partner gezahlten Nettovergütung.

9. Datenschutz  

9.1 Der Epassi-Sports-Partner ist zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Für Daten, die der Epassi-Sports-Partner im Rahmen des Check-In-Prozesses, einschließlich der Nutzung des Merchantportals oder des allgemeinen Betriebs seiner Einrichtung erhebt, verarbeitet oder nutzt, gilt er insoweit als eigenständiger Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

9.2 Epassi übermittelt dem Epassi-Sports-Partner im Rahmen des Check-In-Prozesses und während der Nutzung seiner Anlage durch das Epassi-Mitglied die folgenden personenbezogenen Daten des Nutzers: Klarname, Mitglieds-ID, Check-In Zeitraum und Datum mit Uhrzeit sowie den Namen des Arbeitgebers des Nutzers und ein Lichtbild. Näheres ist in den Nutzungsbedingungen für das Merchantportal geregelt.

9.3 Sofern der Zugang zur Epassi-Sports-Anlage personallos erfolgt und der Partner hierfür eine technische Schnittstelle (z.B. Magicline) nutzt, übermittelt Epassi dem Epassi-Sports-Partner über diese Schnittstelle zusätzlich die E-Mail-Adresse und das Geburtsdatum des Epassi-Sports-Mitglieds. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, dem Epassi-Sports-Mitglied den Zugang zu der personallosen Einrichtung zu ermöglichen. Der Epassi-Sports-Partner ist auch für diese Daten eigenständiger Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und die Übermittlung erfolgt ausschließlich zu diesem Zweck. Er ist verpflichtet, die Daten zu löschen, sobald sie zur Ermöglichung des Zugangs zur Einrichtung nicht mehr erforderlich sind.   Entsprechende datenschutzkonforme Regelungen sind mit dem Anbieter der Schnittstelle zu treffen.

9.4 Der Epassi-Sports-Partner darf personenbezogene Daten von Epassi–Sports-Mitgliedern, die ihm im Rahmen der Nutzung bekannt werden, nicht für eigene Marketing-Zwecke verwenden.

9.5 Der Partner ist verpflichtet, abrechnungsrelevante Daten zur Erfüllung eigener gesetzlicher Aufbewahrungspflichten eigenständig zu erheben.

10. Vertraulichkeit 

10.1 Jede Partei („Empfangene Partei“) wird alle von der jeweils anderen Partei („Offenlegende Partei“) erhaltenen Informationen, insbesondere die Höhe der Vergütung und die für diese maßgeblichen Parameter sowie alle sonstigen wirtschaftlichen, steuerlichen, betrieblichen oder technischen Informationen der Parteien (einschließlich Daten, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, Analysen, Auswertungen, Studien, Gesprächsnotizen und Know-how), welche sich auf die Offenlegende Partei oder auf ein mit ihr verbundenes Unternehmen gemäß §§ 15 ff. AktG beziehen, soweit die der Empfangenen Partei bekannt werden und die in irgendeiner Weise als vertraulich oder gesetzlich geschützt erkennbar sind oder so bezeichnet werden, deren vertraulicher Inhalt offensichtlich ist oder bezüglich derer ein Geheimhaltungsinteresse sonst wie für die Empfangene Partei erkennbar ist („Vertrauliche Informationen”), vertraulich behandeln und weder selbst noch durch Dritte für andere Zwecke als zur Erfüllung dieses Vertrages nutzen, Dritten nicht bekanntgeben, diese nicht offenlegen oder Dritten die Vertraulichen Informationen sonst wie zugänglich machen. Als Dritte im vorgenannten Sinn gelten nicht Organmitglieder der Parteien, zur Vertraulichkeit gesetzlich oder durch Vertrag verpflichtete Berater und verbundene Unternehmen gemäß §§ 15ff. AktG der Parteien.

10.2 Der Empfangenen Partei ist es gestattet, Vertrauliche Informationen zu nutzen oder offenzulegen, die zum Zeitpunkt des Empfangs bereits öffentlich bekannt waren oder zu einem späteren Zeitpunkt auf einem anderen Wege als durch Verletzung dieser Verpflichtung zur Vertraulichkeit öffentlich rechtmäßig bekannt werden, die von der Empfangenen Partei selbständig entwickelt werden oder wurden oder ihr von Dritten ohne Einschränkung der Vertraulichkeit rechtmäßig zugänglich gemacht werden, oder deren Veröffentlichung die Offenlegende Partei ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Eine Offenlegung von Vertraulichen Informationen aufgrund gesetzlicher, richterlicher oder behördlicher Anordnung ist insoweit gestattet, dass sich die Offenlegung auf das erforderliche Maß beschränkt und die Offenlegende Partei über die beabsichtigte Offenlegung vorab informiert wird.

10.3 Sollte eine Partei Kenntnis davon erlangen, dass Vertrauliche Informationen entgegen dieser Vertraulichkeitsvereinbarung weitergegeben oder genutzt wurden, hat sie die jeweils andere Partei umgehend zu informieren.

10.4 Die vorstehenden Verpflichtungen gelten während der Vertragslaufzeit und bestehen nach Beendigung für eine Dauer von 5 Jahren fort.

11. Anpassungen des Vertrags

11.1 Epassi kann diese AVB-P Epassi Sports sowie den Kooperationsvereinbarung ausnahmsweise ohne Zustimmung des Epassi-Sports-Partnerändern, wenn Epassi den Epassi-Sports-Partner über die betreffende Änderung aus dieser Ziffe11 spätestens zwei (2) Monate vor dem Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens in Textform informiert, es sich dabei nicht ausnahmsweise um eine Änderung handelt, die eine wesentliche Änderung der Hauptleistung, des Leistungsumfangs oder des Werts zwischen Leistung und Gegenleistung darstellt und soweit

Epassi hierzu aufgrund einer Änderung der Rechtslage verpflichtet ist;

Epassi einem Gerichtsurteil oder einer bindenden Behördenentscheidung nachkommt;

Epassi zusätzliche, gänzlich neue Leistungen einführt, die das bisherige Vertragsverhältnis nicht zum Nachteil des Epassi-Sports-Partners verändern;

die Änderung lediglich vorteilhaft für den Epassi-Sports-Partner ist;

die Änderung rein technisch oder prozessual bedingt ist und keine wesentlichen Auswirkungen für den Epassi-Sports-Partner hat; oder

11.2 Änderungen dieser AVB-P und der Kooperationsvereinbarungr werden dem Epassi-Sports-Partner spätestens zwei (2) Monate vor dem Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens schriftlich angeboten. Der Epassi-Sports-Partner kann den Änderungen vor dem Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens zustimmen oder ihnen widersprechen. Die Zustimmung des Epassi-Sports-Partners gilt als erteilt, wenn er seinen Widerspruch nicht vor dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderungen gegenüber Epassi schriftlich mitgeteilt hat. Auf die mögliche stillschweigende Zustimmung, die geänderten Regelungen des Vertrags sowie die Gründe für die Änderung wird Epassi den Epassi-Sports-Partner in seinem Angebot hinweisen. Macht der Epassi-Sports-Partner von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch, ist Epassi berechtigt, den Vertrag mit dem Epassi-Sports-Partner unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von einem (1) Monat zu kündigen. Änderungen, die eine wesentliche Änderung der Hauptleistung, des Leistungsumfangs oder des Werts zwischen Leistung und Gegenleistung betreffen, bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Epassi-Sports-Partners.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Nebenabreden zur Kooperationsvereinbarung und den AVB-P Epassi Sports werden nicht getroffen.

12.2 Vorbehaltlich Ziffer 11, bedürfen Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. Das Gleiche gilt für den Verzicht auf das Schriftformerfordernis. Zur Wahrung der Schriftform ist eine elektronische Signatur, z.B. per DocuSign, AdobeSign o.ä. ausreichend.

12.3 Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer Bestimmungen werden die Vertragspartner die unwirksamen Regelungen durch eine wirtschaftlich möglichst nahekommende rechtswirksame Ersatzregelung ersetzen. Gleiches gilt für Lücken dieses Vertrages.

12.4 Gerichtsstand für etwaige Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Kooperationsvereinbarung oder den AVB-P Epassi Sports ist Bremen.

12.5 Für die Geschäftsbeziehungen und die gesamte Rechtsbeziehung zwischen den Parteien gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

2. Teil: Nutzungsbedingungen Merchantportal der Epassi Deutschland GmbH

– für Epassi-Sports-Partner –

(Stand 1. August 2026)

§ 1 Geltungsbereich

Epassi stellt dem Epassi-Sports-Partner (nachfolgend: “Partner”) einen kostenlosen Zugang zu einem Nutzerportal zur Verfügung, über das vorrangig die Kommunikation zwischen dem Partner und Epassi abgewickelt wird, das Nutzungsinformationen über seine Einrichtung(en) bereithält und in dem der Partner die für die Nutzung seiner Einrichtung relevanten Informationen hinterlegen kann (nachfolgend: “Portal”). Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des Portals durch den Partner und deren autorisierte Nutzer (nachfolgend: “Administratoren”). Administratoren sind alle natürlichen Personen aus seinem eigenen Betrieb, denen der Partner Zugang zum Portal einräumt.

Diese Nutzungsbedingungen gelten ergänzend zur Kooperationsvereinbarung und den AVB-P Epassi Sports; im Widerspruchsfall geht die Kooperationsvereinbarung und die AVB-P Epassi Sports diesen Nutzungsbedingungen vor.

§ 2 Zugang und Registrierung

Die Nutzung des Portals setzt eine einmalige Registrierung und das Anlegen eines Nutzerprofils durch den Partner voraus. Die für die Registrierung verwendete E-Mail-Adresse wird im Portal als Administrator-Account-Adresse hinterlegt. Über den Administrator-Account können weitere Zugänge für Personen aus seinem Betrieb angelegt werden. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und Dritten nicht zugänglich zu machen; Verdacht auf Missbrauch ist Epassi unverzüglich zu melden. Epassi kann Zugänge bei begründetem Missbrauchsverdacht vorläufig sperren.

§ 3 Leistungsumfang

Das Portal ermöglicht Profilpflege, Einsicht in Daten über die Nutzung seiner Einrichtung (“Check-ins”)und Gutschriften, Kommunikation über das Postfach sowie Verwaltung von Nutzerzugängen. Epassi kann Funktionen und das Erscheinungsbild jederzeit weiterentwickeln, ändern oder einstellen; auf den Fortbestand einzelner Zusatzfunktionen besteht kein Anspruch.

Epassi ist berechtigt, Änderungen am Portal vorzunehmen und wird Änderungen über das im Portal hinterlegte Postfach mitteilen. Der Partner ist verpflichtet, das Postfach regelmäßig, auf eingehende Mitteilungen zu prüfen. Mitteilungen gelten mit Ablauf von drei (3) Werktagen nach Versand als zugegangen.

§ 4 Pflichten des Partners

Der Partner verwaltet die für das Vertragsverhältnis und die Nutzung seiner Einrichtungen erforderlichen Daten und Informationen im Portal (“Profil”), damit diese im Angebot von Epassi sichtbar sind.

Der Partner hält sein Profil aktuell und prüft das Postfach regelmäßig. Der Partner ist verpflichtet, bei der Registrierung im Portalnotwendige Informationen zu seiner/n Einrichtung(en) jeweils pro Standort zu hinterlegen. Die Nutzung des Merchantportals zum Erfassen und Abrechnen von Check-Ins eigener Mitarbeitender gegenüber Epassi ist unzulässig.

§ 5 Datenschutz

Der Partner ist verpflichtet, die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die DSGVO, einzuhalten. Soweit der Partner über das Portal personenbezogene Daten von Epassi-Mitgliedern (Name, Mitglieds-ID, Foto zur Identitätsprüfung) erhält oder verarbeitet, ist er insoweit eigenständiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Eine Verarbeitung dieser Daten ist ausschließlich zur Verifizierung der Mitgliedschaft und zur nachträglichen Prüfung der tatsächlichen Nutzung gestattet; eine Verwendung für eigene Marketingzwecke ist unzulässig. Fotos dürfen nicht gespeichert werden.

Der Name des Arbeitgebers und der Check-In Zeitraum von Epassi-Mitgliedern sind nur während des Live-Check-Ins sichtbar. Das Foto des Epassi-Mitglieds wird dem Partner ausschließlich zur visuellen Identitätsprüfung beim Check-In im Portal angezeigt und darf weder gespeichert noch anderweitig verarbeitet werden. Die Übermittlung dieser Daten an den Partner erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der vertraglichen Pflichten Epassis gegenüber dem Epassi-Sports-Mitglied oder dem Epassi-Sports-Kunden, insbesondere zur Verifizierung der Mitgliedschaft bei Epassi, Identifizierung., zur Verfolgung von Verstößen des Epassi-Sports-Mitglieds gegen gesetzliche oder vertragliche Vorschriften sowie zur nachträglichen Prüfung der tatsächlichen Kursteilnahme und Erfüllung einer mit dem Partner vereinbarten Nachlaufklausel. Als eigenständig Verantwortlicher ist der Partner verpflichtet, die übermittelten Daten datenschutzkonform zu löschen. Epassi wird im Portal personenbezogene Daten von Epassi-Sports-Mitgliedern für 6 Monate nach Besuch einer Einrichtung des Partners vorhalten.

§ 6 Vertraulichkeit

Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Verstöße berechtigen Epassi zur sofortigen Sperrung des Accounts.

§ 7 Haftung

Da das Portal unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird, haftet Epassi für Störungen oder den Ausfall des Portals nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

§ 8 Laufzeit und Kündigung des Portalzugangs

Der Zugang besteht für die Dauer der Kooperationsvereinbarung und endet automatisch mit deren Beendigung. Bei schwerwiegenden Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen kann Epassi den Zugang vorzeitig sperren. Schwerwiegend im Sinne des vorstehenden Absatzes sind insbesondere: die Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte (§ 6); die Nutzung des Portals zur eigenen Check-in-Abrechnung durch Mitarbeitende oder nahestehende Personen (§ 4); sowie die wiederholte Verletzung sonstiger wesentlicher Pflichten aus diesen Nutzungsbedingungen trotz vorheriger Abmahnung.

Die Kündigung, Sperrung oder Einstellung des Portalzugangs berührt nicht den Bestand der Kooperationsvereinbarung. Die Beendigung des Portalzugangs stellt keine Kündigung der Kooperationsvereinbarung dar.

§ 9 Verfügbarkeit

Epassi gewährleistet außerhalb der vereinbarten Zeiten geplanter Nichtverfügbarkeit (wie Wartungsarbeiten, Um- oder Aufrüstung der Hardware oder anderer technischer Einrichtungen) eine Verfügbarkeit von 99 % pro Jahr.

Epassi ist in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit berechtigt, das Portal und den Server zu warten, zu pflegen, Datensicherungen oder sonstige Arbeiten vorzunehmen. Geplante Nichtverfügbarkeiten sind dem Partner anzukündigen.

Soweit der Partner Inhalte von Drittanbietern in das Portal anzeigt, ist Epassi gegenüber dem Partner ausschließlich für die vertragsgemäße Erbringung seiner eigenen Leistungsanteile verantwortlich. Für die transparente Kennzeichnung von Drittleistungen ist der Partner verantwortlich.

§ 10 Nutzungsrecht

Der Partner erhält das nicht ausschließliche, nicht übertragbare, auf die Laufzeit dieses Vertrages beschränkte Recht das Portal in der jeweils aktuellen Version zu nutzen.

Die vorstehenden Nutzungsrechte umfassen die vertragsgemäße Nutzung durch den Partner, seiner Mitarbeiter und seiner verbundenen Unternehmen im für die Vertragsdurchführung erforderlichen Umfang. Eine Überlassung von Software an den Partner oder seine Mitarbeiter erfolgt nicht.

Rechte, die vorstehend nicht ausdrücklich dem Partner eingeräumt werden, stehen ihm nicht zu. Der Partner ist insbesondere nicht berechtigt, das Portal über die vereinbarte Nutzung hinaus zu nutzen oder von Dritten nutzen zu lassen oder Dritten zugänglich zu machen.

§ 11 Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht, Gerichtsstand ist Bremen. Im Falle der Unwirksamkeit einer Bestimmung bleiben die übrigen Regelungen wirksam.